Integración como proceso administrativo

INTRODUCCIÓN

El proceso administrativo se comprende primeramente de dos fases: mecánica y dinámica, siendo la primera primordial para marcar los objetivos y metas que se plantean cumplir así como también como se llevara a cabo, por consiguiente tenemos la fase dinámica que es donde se sitúa el estudio de este trabajo, La Integración como primer etapa dentro de esta fase.

Por ser el primer paso práctico de la Dinámica de ella depende en gran parte que la Teoría formulada en la fase Mecánica tenga la eficiencia prevista y planeada.

Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social, es una función permanente, porque en forma constante hay que estar integrando el organismo, tanto como para proveer como para sustituir a los hombres que han salido por muerte, renuncia, etc., a las máquinas que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, etc.

Cabe resaltar que para tener una buena integración es necesario seguir las etapas de la Integración, ya que no se puede allegar de esos recursos que necesita la organización sin antes definir esas necesidades y requerimientos de los mismos, más adelante se detallan esas etapas. Así mismo los principios y técnicas con las que cuenta la Integración.

CONCEPTO E IMPORTANCIA

Integrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización social. Agustín Reyes Ponce.

Función a través de la cual el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y humanos. Munch Galindo.

Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para los puestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro elementos el más variable, cambiante y difícil de controlar es el ser humano; es importante hacer hincapié en; la selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la auto motivación para el logro de metas cada vez más altas. Fernández Arenas A.

Se define como la tarea de cubrir los puestos de una estructura organizacional por medio de la identificación de los requerimientos de la fuerza de trabajo, el inventario del personal disponible, el reclutamiento, selección, colocación, evaluación, remuneración y capacitación del personal necesario. Koontz Harol

La buena integración de esos recursos necesarios para la organización; materiales, humanos, tecnológicos y financieros llevaran por buen camino a la entidad, logrando una mayor productividad optimizando esos recursos al por mayor.

Así mismo la integración nos servirá para cumplir nuestros planes u objetivos y ayudara a la buena toma de decisiones a nivel directiva.

ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN:

a) RECLUTAMIENTO: Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interés necesario

b) SELECCIÓN: Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos aquellos que para cada puesto concretos sean los más aptos.

c) INTRODUCCIÓN: Tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al grupo social del que formara parte en la forma más rápida y adecuada.

d) DESARROLLO: Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene para obtener su máxima realización posible.

Por el reclutamiento se hace de un extraño un candidato, por la selección se toman de los candidatos a los buenos candidatos solamente, por la introducción se hace del buen candidato un empleado y por el desarrollo se hace del empleado o trabajador un buen empleado. Agustín Reyes Ponce.

Münch Galindo asume 5 etapas:

1. Definición de necesidades y requerimientos de los recursos

2. Establecimiento de estándares de calidad, tiempos y características

3. Determinación de fuentes de abastecimiento

4. Elección del proveedor más confiable

5. Selección de recursos de acuerdo con los estándares de calidad.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Principios

1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres deben poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos humanos. Puede ocurrir que en los altos niveles administrativos y directivos si exista cierta adaptación de la función al hombre, pero en términos generales tratándose de los niveles medios e inferiores, es lógico que el hombre se adapte a la función.

2. Provisión de elementos necesarios. La dirección debe estar consciente de los elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su trabajo, debe dotarse a cada miembro de la organización, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto.

3. La importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerán su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.

Técnicas de Integración de Recursos Humanos

La integración hace de personas externas a la empresa, miembros debidamente articulados en su jerarquía, para ello se requieren de cinco pasos, que son:

1. Reclutamiento. Tiene por objeto hacer de las personas ajenas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella.

2. Selección. Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los más aptos.

3. Introducción. Tiene por finalidad, articular y armonizar al nuevo elemento al grupo social del que formará parte, en la forma más rápida y adecuada.

4. Entrenamiento. Es la enseñanza teórica-practica que se le da al trabajador en su puesto.

5. Desarrollo. Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su máxima realización posible.

Reclutamiento

Deben distinguirse dos aspectos, las fuentes de reclutamiento y los medios de reclutamiento.

Fuentes de reclutamiento:

a) Escuelas. (de educación superior, técnicas, comerciales)

b) Bolsa de trabajo. (otras empresas, archivo de personal)

c) Sindicatos. (provee todo el personal sindicalizado)

d) Agencias de colocaciones. (onerosas o gratuitas)

e) Personal recomendado. (por los propios trabajadores)

f) La puerta de la calle. (Personal atraído por la fama de la empresa)

Medios de reclutamiento:

Los medios de reclutamiento pueden quitar o dar valor al personal que proporciona una fuente determinada.

a) Una requisición adecuada al sindicato puede hacer que no se produzcan malos efectos por la cláusula de admisión en un contrato colectivo, y convertir al sindicato, muchas veces juzgado como una mala fuente de abastecimiento, en una muy buena.

b) La solicitud escrita puede hacer que, al pedir personal a otras empresas del que ellas no requieran, o bien a nuestros actuales trabajadores, obtengamos buenos resultados.

c) El empleo de prensa, radio, televisión, etc., para solicitar trabajadores, ha demostrado ser el medio adecuado por la penetración masiva que tiene, aunque los costos pueden ser altos dependiendo del medio utilizado.

Selección

Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen variar mucho, para acomodarse a las necesidades y condiciones de cada empresa, lo más usual es:

a) Hoja de solicitud.- Suele servir como base, no solo para realizar toda la selección, sino también para encabezar todo el expediente del personal. Aunque el contenido es muy variable, comprende: generales del solicitante, datos sobre trabajos anteriores, datos sobre conocimientos adquiridos, y datos generales.

b) Entrevista.- Suele ser un instrumento muy valioso para seleccionar personal, complementa y aclara los datos de la hoja de solicitud y permite obtener más vivamente informes sobre motivación del solicitante.

El entrevistador deberá tener formulado un cuadro de preguntas, estar preparado para conducir la entrevista en un ambiente de confianza y amistad que facilite las respuestas, y tomar notas de sus observaciones.

c) Pruebas psicotécnicas y/o prácticas. Las pruebas prácticas son siempre de capacidad, mientras que las psicotécnicas podemos mencionar que son de inteligencia, memoria, imaginación, etc.

d) Encuestas. Estas tienen por objeto comprobar antecedentes de trabajo, escolares, penales y sociales, que pudieran haberse obtenido en las etapas anteriores.

e) Examen médico. Suele dejarse al final del proceso, porque bien realizado es costoso; comprende la historia clínica del solicitante, examen físico, pruebas de laboratorio, etc.

Introducción o inducción

En la introducción tenemos los siguientes tipos:

a) La introducción general a la empresa. Suele llevarse a cabo en el departamento de personal, en él se hace firmar al solicitante el contrato de trabajo respectivo, se hacen las anotaciones necesarias en los registros, se toma su filiación, etc., se le da la bienvenida entregándole el manual del empleado donde se encuentran resumidas las políticas de la empresa en materia de personal, historia de la organización, quienes la integran, qué produce, cuál es su organización, etc.

Suele terminarse con un recorrido por la planta, presentación personal con los principales jefes que ha de tratar y finalmente con su jefe inmediato.

b) En su departamento o sección. Se hará la explicación detallada de su trabajo a base de la descripción de puestos correspondiente, y la presentación a sus compañeros de trabajo, se le hará recorrer los sitios en que habrá de aprovisionarse de materia, entregar los productos terminados, rendir informes, cobrar su sueldo, etc.

Entrenamiento:

El programa de entrenamiento persigue el objetivo de asegurar que el personal este adecuadamente entrenado y contribuye no solamente a incrementar la cantidad y calidad de la producción, sino también la seguridad, la satisfacción en el trabajo y el ajuste personal de los empleados.

El propósito principal del entrenamiento en el trabajo al iniciar el empleo de un individuo, es llevar sus conocimientos y sus habilidades hasta un nivel satisfactorio. Conforme el empleado continua desempeñando el trabajo debe usarse el entrenamiento para proporcionarle información adicional y darle oportunidades para adquirir nuevas habilidades, como resultado del entrenamiento podrá desempeñarse mejor en su trabajo actual y podrá calificar para trabajos en un nivel superior.

El entrenamiento podrá realizarse en:

-     Las oficinas principales.

-     Las sucursales.

-     Las instituciones dedicadas a ofrecer cursos de adiestramiento.

-     Los despachos profesionales.

-     Visitando otras empresas.

El entrenamiento se necesita cuando el trabajador es nuevo aun cuando posea capacidad para el puesto; por cambio de puesto, ya sea para cubrir una vacante o por ascenso; por cambio de sistema, maquinaria, métodos de trabajo, o simplificación de éste; o para corregir defectos por fallas de la supervisión.

Desarrollo de recursos humanos

Todo elemento que ingresa a una empresa necesita recibir un desarrollo de las aptitudes y capacidades que posea, éste desarrollo es perpetuo, pero se hace más necesario tratándose de trabajadores de nuevo ingreso.

El desarrollo de quienes ingresan a una empresa suele dividirse en:

-     Capacitación de obreros y empleados.

-     Capacitación de supervisores.

-     Desarrollo de ejecutivos.

Todo supervisor requiere de dos capacitaciones diversas: la que necesita como técnico que va a dirigir un sistema especial de producción, ventas, servicios, etc.; y la que requiere para dirigir personal como jefe.

El desarrollo de ejecutivos supone tres aspectos:

a) Capacitación. Supone dar al candidato elegido la preparación teórica que requerirá para llenar su puesto futuro con toda eficiencia, los medios usuales suelen ser:

• Cursos formales dentro y fuera de la empresa.
• Becas
• Folletos, bibliotecas.

b) Adiestramiento. Se trata de dar, ya no los conocimientos teóricos, sino la práctica que es indispensable para que los primeros sean útiles, mediante:

• Rotación planeada.
• Estudio de casos.
• Encomienda especial de problemas.

c) Formación. Se le da una formación personal por parte de los ejecutivos actuales para que vaya creando progresivamente el status que le dé sentimiento de adhesión a la empresa hasta hacer de él un buen ejecutivo.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Tiene como finalidad seleccionar a los proveedores confiables que garanticen el suministro de materiales de calidad y en el momento requerido así como efectuar el proceso de las adquisiciones y registro. Para seleccionar al proveedor se deben tener los siguientes lineamientos.

1. Definición de los estándares y requisitos de calidad de los insumos o producción.

2. Experiencia y capacidad de producción

3. Evaluación de su fiabilidad

4. Visitas a sus instalaciones para confirmar su confiabilidad.

La finalidad de la integración de recursos materiales es lograr que la empresa tenga los materiales correctos que reúnan las características y especificaciones de calidad de manera oportuna y al mejor costo.

INTEGRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Consiste básicamente en conseguir fuentes de abastecimiento internas o externas así como invertir los excedentes de dinero con el máximo rendimiento.

Algunas actividades que se realizan dentro del área financiera tienen como objetivo:

1. Optimizar los recursos monetarios y asignarlos de la mejor manera

2. Formular estrategias de inversión confiables.

3. Administrar los excedentes económicos

4. Manejar el dinero excedente en instrumento financiero buscando los mejores rendimientos.

INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS/ INFORMÁTICOS.

La adquisición de hardware y software depende de los recursos y la capacidad económica de cada empresa. Puntos a considerar para la adquisición de tecnología.

• Servicios requeridos de infraestructura de red( datos, voz, videos)
• Recursos financieros disponibles
• Tiempo estimado y duración del equipo
• Velocidad requerida
• Seguridad Informática
• Tamaño dela organización y recursos.

PRINCIPIOS Y TÉCNICAS DE INTEGRACIÓN

Principio de las cosas:

1) Carácter administrativos: Es tener especialistas en cada área, empleados conocedores y preparados para realizar sus actividades.

2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.

3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.

4) Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.

Principios de las personas:

1) Ecuación de nombres y funciones: Poner en claro cuáles son las funciones que se van a llevar a cabo, y que las personas sean las correctas para desempeñarlas.

2) Previsión de Elementos Administrativos: Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones.

3) Introducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas, no tener ningún   tipo  de incertidumbre

Agustín Reyes Ponce

Münch Galindo Lourdes presenta 3 etapas de la Integración

1.    Provisión de elementos necesarios

2.    Calidad de los proveedores

3.    El hombre adecuado para el puesto adecuado

Técnicas Cualitativas

• Pruebas Psicométricas
• Inducción
• Técnicas Cuantitativas
• Punto de pedido
• Punto de reorden

Agustín Reyes Ponce:

• Técnicas Financiero: Adquisición de capitales y estructuración financiera.
• Técnica de Producción: Las técnicas de instalación de equipo, T. operación y de desarrollo
• Técnicas de Mercadotecnia: inv. Mercado, el manejo de producto empaque y embalaje, medir fuerza competitivas…
• Técnicas de Conservación: Mantenimiento preventivo, seguridad industrial, etc.
• Técnicas de campus: Investigar proveedores, Control de rapidez y seguridad de entrega.

Fuente: http://goo.gl/y2bjuL