En el siguiente artículo vamos a tratar sobre el departamento de exportación de las empresas y más concretamente sobre las habilidades y características que debe tener el gerente de exportación. Si nos queremos tomar en serio esto de exportar y comenzar a internacionalizar nuestra empresa correctamente debemos contar una persona encargada de gestionar todo ese proceso y que sirva de vínculo entre la organización y el país de destino. Todo debe estar sincronizado para que la empresa respire internacionalización.
Como base un departamento dedicado a la exportación tiene que contar con un responsable (perfil que trataremos) y un asistente que le ayude como enlace y sirva para coordinarse con el resto de departamentos.
Por ello en las siguientes líneas nos centraremos en como debe ser un buen encargado de esta gestión sabiendo que este gestor trabaja en los servicios de apoyo a la producción en oficinas de empresas dedicadas al comercio.
Algunas funciones que debe dominar el gerente de exportación :
- Tramitar documentos o comunicaciones internas o externas con diferentes departamentos de la empresa.
- Elaborar documentos y comunicaciones a partir de órdenes recibidas, información obtenida y/o necesidades detectadas.
- Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos según las técnicas apropiadas y los parámetros establecidos en la empresa.
- Gestionar los procesos de tramitación administrativa empresarial en relación a las áreas comercial, financiera, contable y fiscal de la empresa, con una visión integradora de las mismas.
- Realizar la gestión administrativa de los procesos comerciales, llevando a cabo las tareas de documentación y las actividades de negociación con proveedores y de asesoramiento y relación con clientes.
- Tramitar y realizar la gestión administrativa en la presentación de documentos en diferentes organismos y administraciones pública en el plazo y formato requerido.
- Realizar la gestión administrativa de operaciones de importación y exportación e introducción y expedición de mercancías.
- Realizar las gestiones administrativas que garanticen el tránsito o transporte internacional de las mercancías entre distintos países y modos de transporte y controlar los documentos que se exigen en cada caso, comprobando que se ajustan a la normativa vigente aplicable y las especificaciones recibidas.
- Saber comunicarse en diferentes idiomas, oral y verbalmente, con todas las personas y organizaciones que intervienen en el proceso exportador.
- Realizar las gestiones administrativas de la actividad comercial registrando la documentación soporte correspondiente a determinadas obligaciones fiscales derivadas.
- Desempeñar las actividades de atención al cliente/usuario en el ámbito administrativo y comercial asegurando los niveles de calidad establecidos y relacionados con la imagen de la empresa/institución.
- Comercialización de productos o servicios.
- Captación, atención y mantenimiento de la cartera de clientes.
Una vez vistas las competencias que debe tener ahora nos centramos en el perfil que debe tener este gerente de exportación:
- Debe contar con habilidades comerciales y para la comunicación verbal y escrita.
- Tener una buena comunicación interpersonal con diferentes áreas de la empresa.
- Habilidades comunicativas y de atención al cliente.
- Ser buen negociador y amable.
- Ser organizado y con capacidad de gestionar, planificar y de análisis
- Sociable y trabajador de equipo.
- Tiene que ser proactivo, con iniciativa y mentalidad abierta
- Flexible a la hora de viajar y adaptarse a los cambios.
- Conocimiento cultural e interno del país con el o los que trabajamos.
- Otros aspectos a considerar son: conocimientos administrativos y económicos, idiomas que habla y competencias informáticas.
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