El primer paso para resolver un problema o para emprender un proyecto de mejora es identificar y definir todas aquellas situaciones que afectan el adecuado desarrollo de las tareas. Hay diversas formas de analizar las problemáticas, una de ellas es la denominada Team Kawakita Jiro (TKJ), que permite recabar la opinión y el sentir de todos los integrantes de una organización y consensuar diversas perspectivas para definir los asuntos que afectan a la comunidad.
La técnica contempla tres fases: durante la primera, y a partir de hechos, se definen los problemas; en la segunda se hacen algunas propuestas para su solución; en la tercera se definen compromisos de acción.
1 La técnica TKJ fue desarrollada por Shunpei Kobayashi en la corporación Sony a partir de otra técnica denominada KJ, creada por el antropólogo japonés Dr. Jiro Kawakita, por lo que se le designó por las iniciales de Team Kawakita Jiro; mayo de 2009.
Su objetivo es organizar un gran número de ideas diversas, agrupándolas y reagrupándolas temáticamente para construir una perspectiva amplia y ordenada de información general y específica en torno a un tema o concepto de interés. Permite, por ejemplo, crear una amplia conciencia de la problemática de la organización y llevar a los miembros del equipo directivo y demás niveles de mando a tomar decisiones; elimina las barreras de comunicación y genera cooperación entre las diferentes áreas y niveles, para desarrollar una sólida cultura organizacional.
La técnica consiste en reunir a un grupo de seis a diez personas, representantes de las diversas áreas o grupos involucrados, para que expresen su opinión respecto de una situación problemática y establezcan acuerdos en torno a las causas que las generan y sus posibles soluciones.
Se utiliza cuando…
• La solución de un problema precisa de la interven- ción y apoyo de diversos grupos.
• Se desea tomar en cuenta y conciliar intereses y perspectivas diferentes.
• Se desea definir, a partir de numerosas ideas, las causas o aspectos clave de una situación.
Sus principales ventajas consisten en que:
• Concientiza a directivos y niveles de mando, sobre el efecto de su comportamiento y actitudes, en los resultados globales de la organización.
• Concientiza al equipo sobre su misión y responsabilidades como dirigentes y mandos de la empresa.
• Permite conocer y ventilar los conflictos y fricciones interpersonales, para trabajar con ellos y eliminarlos, propiciando la cooperación entre personas y áreas.
• Clarifica la filosofía, valores y objetivos de la empresa y los equipos directivos y de mando.
• Facilita un conocimiento profundo de cada uno de los miembros del equipo.
• Crea cambios positivos en el comportamiento y actitudes de los miembros del equipo por autoconvencimiento.
• Genera tareas constructivas, autoimpuestas, tendientes a resolver la problemática analizada, a favor de los objetivos de la empresa.
• Construye un clima de confianza, afinidad y apoyo mutuo entre los miembros de los equipos.
Sus reglas de aplicación generales son:
• El grupo de trabajo lo integran entre cinco y diez personas (máximo), que representan a los involucrados en el problema.
• La reunión debe llevarse a cabo en un lugar y ambiente tranquilos, que favorezca el intercambio y la reflexión. Se recomienda reunirlos en una mesa redonda.
• Al iniciar, el moderador expone el objetivo de la reunión, enfatiza la importancia que tiene la participación de todos y explica la dinámica y reglas que se observarán durante la sesión.
El procedimiento es el siguiente:
1. Se distribuyen tarjetas en blanco (de tres a cinco por persona) entre todos los participantes.
2. El coordinador de la reunión solicita a los participantes que anoten en las tarjetas los factores que generan la problemática analizada. Una variante es escribir hechos cercanos que tengan relación con la problemática percibida.
3. Las tarjetas deberán llenarse teniendo en cuenta los siguientes criterios:
• Los problemas o hechos anotados deben ser concretos.• No deben anotarse causas, consecuencias, ni juicios.• Los problemas o hechos deben ser precisos y de fácil comprensión.• Se debe registrar el nombre de quien escribe la tarjeta.
4. Las tarjetas se revuelven y se distribuyen nuevamente entre los participantes. Ningún participante debe recibir las tarjetas que elaboró.
5. Cada participante deberá leer en silencio las tarjetas que le tocaron, procurando memorizar los aspectos que cada una aborda.
6. A continuación, por turnos, se irán leyendo en voz alta cada una de las tarjetas y se colocarán en la mesa. Si alguno de los participantes considera que una de sus tarjetas contiene un problema o tema relacionado con la tarjeta que se leyó, solicitará per- miso para leerla. Si todos están de acuerdo colocará la tarjeta junto con la anteriormente leída para irlas agrupando por temas.
Si hay duda acerca de la interpretación del contenido de una tarjeta, el coordinador hará las preguntas pertinentes a quien la elaboró, para aclarar su significado. No hay que forzar la integración de alguna tarjeta en los grupos con- formados. En caso de no poder relacionar una tarjeta con los temas que surgieron, se recomienda integrar un grupo de “varios”.
En caso necesario, se podrá repetir una tarjeta y colocarla en dos grupos distintos.
7. Cuando terminen de organizar las tarjetas en grupos, se pondrá cada grupo en un sobre. Los sobres se distribuyen entre los participantes. Cada participante revisará las tarjetas incluidas en el sobre que le correspondió y anotará en una tarjeta en blanco y de manera sintética, el contenido común que une a estas tarjetas. También, en la parte posterior de la tarjeta anotará una síntesis de los problemas (hechos) agrupados, tomando en cuenta las siguientes pautas:
• Los títulos de los sobres deben ser sencillos y claros.• Deberán estimular a los participantes e iniciarse con la palabra “nosotros”.• No se deberán enlistar nuevamente los problemas (hechos), sino identificar y sintetizar la natu- raleza común de éstos.
8. El título y síntesis redactados por cada participante, serán el punto de partida para deliberar nueva- mente, hasta que se logre elaborar una síntesis definitiva aprobada por todos
9. Una vez que se han rotulado los sobres, se iniciará nuevamente la dinámica utilizando los sobres como si fueran tarjetas. Los sobres relacionados se agruparán y se elaborará un título y una síntesis para ellos, bus- cando que todas las ideas queden agrupadas en tres o cinco grandes temas que se subdividen en grupos más pequeños.
10. Los resultados pueden presentarse de diversas maneras, lo importante es poder visualizar los diversos niveles de agrupación encontrados. Puede utilizarse un diagrama de árbol, un cuadro sinóptico o bien, presentar las agrupaciones a manera de índice.
11. Una vez elaborada la clasificación, se procede a reconocer los grupos donde se ha presentado una mayor recurrencia de problemas. También es importante identificar los problemas que es urgente o prioritario atender.
12. Se puede aplicar nuevamente la técnica para elaborar propuestas de atención a los problemas planteados. Los participantes anotan en tarjetas en blanco propuestas de solución, las relacionan y acuerdan grupos. Relacionan los grupos y elaboran un diagrama de árbol o un cuadro sinóptico, similar al anterior, para presentar los resultados.
13. Una vez definidas las propuestas de solución, cada participante define los compromisos que deben asumirse con relación a las propuestas de solución. En tarjetas, se anotarán las acciones a realizar, cómo y quién las realizará y cuándo. Por último, se integran los compromisos para su seguimiento y control.
La adecuada utilización de esta técnica precisa:
• Que la persona encargada de conducir la sesión conozca a fondo la problemática y mantenga una actitud neutral, propiciando la intervención de todos los participantes en un ambiente de respeto a la opinión del otro.
• Que no existan oposiciones fuertes entre los propósitos de los diversos participantes, de lo contra- rio, la aplicación del ejercicio puede llevar a fuertes contiendas y discusiones inacabables, sin llegar a un acuerdo.
A. Se recaban los hechos, de acuerdo a lo establecido en los pasos 1 al 8.
B. Primera reagrupación de hechos en temas que los sintetizan. Pasos 9 y 10.
C.
Primera agrupación de temas que sintetizan los pasos previos.
Pasos 11 y 12.
D.
Propuestas de solución y cada participante define sus compromisos con relación a ellas.
Paso 13
Fuente:
Dra. Clotilde Hernández Garnica
División de Investigación
Facultad de Contaduría y Administración Universidad Nacional Autónoma de México México, D.F., C.P. 04510
chernan@correo.fca.unam.mx
No hay comentarios:
Publicar un comentario