Un estándar puede ser definido
como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la
cual se efectúa el control.
Los estándares representan el
estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos
de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a
establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente,
deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:
Utilidad de los Estándares
1. Rendimiento de beneficios. Es
la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la
comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una
de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, también, para seleccionar
alternativas de operación financiera futuras.
2. Posición en el mercado.
Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el
mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.
3. Productividad. Este tipo de
modelo debe establecerse no sólo para el área de producción, sino para todas
las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como
horas-máquina, horas-hombre, etc.
4. Calidad del producto. Este
estándar se establece para determina la primacía en cuanto a calidad del
producto, en relación con la competencia.
5. Desarrollo del personal. Su
objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
6. Evaluación de la actuación.
Establece las condiciones que deber existir para que el trabajo se desempeñe
satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de
productividad del persona de la empresa.
Tipos de Estándares
Existen tres métodos para
establecer estándares, cuya aplicación varía de acuerdo con las necesidades
específicas del área donde se implementen:
1. Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se
elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la
misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en
ocasiones la situación presente ha variado demasiado en relación con el pasado,
por tanto al establecerse, la información estadística debe ser complementada
con el criterio.
2. Estándares fijados por
apreciación. Son
esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del
administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.
Se refieren a ciertas actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo,
tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya
importancia es vital; su fijación, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de
los ejecutivos.
3. Estándares técnicamente
elaborados. Son
aquéllos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una
situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación con la
productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados
también estándares de producción y de tiempos y movimientos.
Por otra parte, los modelos, de
acuerdo con sus características, pueden ser: cuantitativos, si son susceptibles
de medirse en unidades numéricas, o cualitativos, cuando se establecen
subjetivamente y los aspectos que se evalúan son referentes a ciertas
cualidades.
Una clasificación de los
estándares más usuales, se presenta en el cuadro sinóptico.
Consiste en medir la ejecución y
los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno
de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente
cualitativos.
Para llevar a cabo su función,
esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto,
la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información
recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida
(que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida
apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de
comunicación).
Una vez efectuada la medición y
obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en
relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las
desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.
Es virtualmente imposible
mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de
ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida, porcentaje de
material rechazado, horas-máquina utilizadas, etc.
La utilidad concreta y tangible
del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en
relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter
netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia
reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de
esta situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que
algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar
vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de
una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.
El establecimiento de medidas correctivas
da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más
estrecha entre la planeación y el control.
Es básica en el proceso de
control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la información,
dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.
Implantación de un sistema de control
Por último, es necesario
mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere:
1. Contar con objetivos y estándares
que sean estables.
2. Que el personal clave
comprenda y esté de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de
cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
4. Tomar en cuenta que un sistema
de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.
5. Evaluar la efectividad de los
controles:
·
Eliminando
aquellos que no sirven.
·
Simplificándolos.
·
Combinándolos
para perfeccionarlos.
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