Estructura y funciones de un departamento de exportación

Estructura

Atención al cliente. Es fundamental que la persona encargada de coger las llamadas hable, al menos, inglés de forma fluida. Y aún mejor si son varios idiomas.

Departamento administración y finanzas. El comercio exterior tiene sus propios medios de pago por lo que el área de finanzas debe familiarizarse con todos ellos: créditos documentario, confirming, seguro a la exportación…

Logística y transporte. Este departamento deberá gestionar de manera eficaz el envío de los pedidos, elegir el medio de transporte más adecuado o económico según las características del producto. 

Producción. Este área deberá adaptar su estándar a los certificados y normativas del país de destino, traducir las etiquetas al idioma de ese mercado, entre otras.

El personal

La pieza clave de cualquier departamento de exportación es la persona que se pone al frente de ese área. El director de exportación debe tener un perfil muy definido, que corresponde con el de licenciados con una formación específica en comercio exterior adquirida en algún máster y dotes comerciales. Será la persona responsable de elaborar un plan de ventas, en el que se fijará anualmente los objetivos de venta en función de la estrategia global de la empresa; búsqueda y análisis de los países mercados objetivos. ¿Dónde contratarlos? Cámaras de comercio, escuelas de negocios, universidades…

Un último apunte: recuerda que a la opción de contratar a tu propio responsable de exportación está la de externalizar esa parte con una empresa especializada.

Director de exportaciones

Entre sus responsabilidades están la gestión y supervisión de la actividad y de las ventas de la empresa en el extranjero, estructurar el área de export manager, organizar las redes comerciales en los países en los que se opere, definir una estrategia de marketing (estudios de mercado y de la competencia), buscar nuevos contactos, participar en las negociaciones y elegir a los distribuidores locales. La formación de los directores de exportación es de nivel superior (universitario y máster), preferiblemente con una experiencia mínima de más de seis años, dominio de inglés y valorable otros idiomas en función de los países de destino elegidos. 

Funciones de un export area manager

Dirige la actividad comercial de la empresa en una zona geográfica concreta, área de la que tendrá un conocimiento especializado. Esto incluye cifra de negocios, márgenes, rentabilidad, inversiones y desarrollo. Entre sus cometidos está la negociación con las redes de distribución locales y realizar un seguimiento de los acuerdos. Reporta directamente del director de exportaciones y cuentan con formación universitaria de grado medio o superior, un mínimo de dos idiomas extranjeros y experiencia como comercial de exportación. Sus salarios varía según los años de experiencia y según se trate de una pyme o una multinacional.

Funciones de un comercial de exportación 
También dependiente del director de exportación, entre sus responsabilidades está el análisis y prospección de mercados, visitas comerciales, negociación de acuerdos, búsqueda de distribuidores. Lo habitual es que tengan formación universitaria de grado medio o superior, con dominio al menos del inglés, y preferiblemente con un experiencia mínima de un par de años. Esa experiencia es también la que determina su remuneración, que oscila, según datos de PagePersonnel, entre los 21.500-27.000 euros para una comercial de exportación de cero a tres años de experiencia a los 36.000 euros, si acumulan más de seis años.  A la remuneración fija, deberás añadir una comisión por ventas.


En cuanto al equipo directivo que debe gestionar y dirigir este tipo de operaciones, nos encontramos con el perfil del gerente o ejecutivo de exportación. Este profesional desarrolla una serie de funciones dentro del organigrama de la empresa de acuerdo al conjunto de capacidades y aptitudes que posee:

  • Elevado nivel cultural y sensibilidad para tratar con las más diferentes culturas, por lo que requiere de conocimientos globales, mentalidad abierta y espíritu integrador.
  • Ser creativo, innovador y hábil negociador.
  • Dominar idiomas extranjeros.
  • Tener una óptima y amplia formación académica.
  • Estar acostumbrado al riesgo y a la toma de decisiones.
  • Contar con capacidad de liderazgo, seriedad comercial, alto sentido del control y flexibilidad.
  • Conocer el mercado y el producto, los contratos internacionales, los procedimientos administrativos para el comercio exterior, las finanzas internacionales, la logística, la metodología de alianzas y conversiones.
  • Ser experto en informática.
  • El perfil del gerente o ejecutivo de exportación debe gestionar y dirigir la apertura a nuevos mercados.


Desde el departamento de exportación también se abarcan otras áreas de gestión y responsabilidad, como son:

Mercado, con investigación, promoción, identificación de oportunidades, negociación y gestión del mercado.
Infraestructura, agrupa los contactos con bancos, consejerías, consultores, despachos, aduanas, transportistas y entidades de promoción.

Empresa, que reúne la elaboración de oferta, confirmación de pedido, programación de la producción, producción, control de calidad, inspección, documentación y desarrollo de producto.

Para concluir, existen otras funciones añadidas a las anteriores en estos departamentos, y que son las siguientes:

  • Evaluar la participación en ferias, exposiciones y rondas de negocios para crear nuevos contactos.
  • Selección y contratación de agentes comerciales y distribuidores internacionales.
  • Elaboración y preparación de los contratos.
  • Gestión ante las entidades financieras.
  • Responsabilidad en las comunicaciones con los clientes y representantes.
  • Control de toda la cadena de distribución física de la mercadería.
  • Organización administrativa de los archivos.
  • Seguimiento, control y gestión de todo el proceso de exportación.


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Mi perfil

Julio Carreto:
Ingeniero Civil, Maestría en Administración con especialidad en Comercialización Estratégica.
Diplomado en Mercadotecnia, Diplomado en Administración de Ventas.
Consultor Especialista en Planeación de Negocios, Planeación Estratégica y Comercialización Estratégica.
Catedrático de Maestría, Diplomado y Licenciatura

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Este Blog no tiene fines de lucro, ni propósitos comerciales, el único interés es compartirlo para fines educativos con estudiantes y docentes del tema.

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